Budgetrunden starter som regel med sidste års tal. IT- og systemposterne bliver fremskrevet med en procentsats, og så går diskussionen videre til noget andet. Integration og skifte af bookingplatform i praksis bliver sjældent behandlet som et budgetspørgsmål, fordi omkostningen ved en halvdårlig integration ikke står nogen steder i regnskabet. Den ligger i lønkroner hos de medarbejdere, der retter op manuelt.
Det er en af de mere ubehagelige poster at få øje på. Licensen til bookingplatformen er synlig og let at sammenligne. De timer, dine folk bruger på at taste ordrer om, kontrollere fragtfakturaer og logge ind i forskellige portaler, er usynlige, fordi de er fordelt ud over hverdagen.
Før du skriver næste års tal, giver det mening at gøre status på, hvad koblingen mellem ERP, webshop og bookingplatform faktisk klarer selv. Ikke hvad leverandøren siger, den kan, men hvad den gør i drift på en travl fredag.
En fremskrevet IT-post siger intet om, hvad integrationen koster
En integration, der er sat op for to år siden, er blevet vurderet én gang. Siden da er der kommet nye transportører til, ordremængden har flyttet sig, og webshoppen har måske fået nye felter. Ingen af delene udløser en alarm. Integrationen fejler ikke, den afleverer bare data, som nogen skal rette bagefter.
Derfor er det første skridt at skille to ting ad. Hvad koster systemet på fakturaen, og hvad koster det i arbejdstid at holde det kørende. Det andet tal er det, der afgør, om en ændring kan betale sig, og det er også det tal, en direktør eller CFO kan forholde sig til.
Når indvendingen lyder “det lyder dyrt sammenlignet med det vi har”, er den som regel baseret på licensprisen alene. Den diskussion bliver anderledes, når der ligger et opgjort timetal ved siden af.
Integration og skifte af bookingplatform i praksis handler om to ting
Du kan vurdere en integration på to parametre, der begge kan måles. Datakvalitet handler om, hvor meget af det, der kommer ind, der kan bruges uden at blive rørt. Driftsstabilitet handler om, hvad der sker, når noget går galt, og hvor hurtigt I opdager det.
De fleste gennemgange går galt, fordi de stopper ved spørgsmålet om, hvorvidt der overhovedet er en integration. Svaret er næsten altid ja. Det interessante er, hvor stor en andel af forsendelserne der løber hele vejen igennem uden menneskelig indgriben.
Datakvalitet
Tag en uges forsendelser og gå dem igennem. Hvor mange blev oprettet, booket og afsendt uden at nogen rettede i adressen, varelinjen, vægten eller servicevalget? Hvor mange krævede, at en medarbejder slog noget op i et andet system?
Vær særligt opmærksom på de steder, hvor data skifter hænder. Når en ordre går fra webshop til ERP og videre til bookingplatformen, er der mindst to overleveringer, og det er typisk dér, felterne ikke matcher. Et landekodeformat, der ikke stemmer, eller en vareinformation, der mangler til tolddokumentationen, giver ikke en fejlmeddelelse. Det giver en medarbejder, der retter det i hånden hver gang.
Fejlraten på bookinger er den direkte måling. Tastefejl, afviste bookinger og mislykkede afhentninger er alle symptomer på, at data ikke kommer rent igennem.
Driftsstabilitet
Her er spørgsmålene anderledes. Hvad sker der, når en transportørs API ikke svarer? Får I besked, eller opdager I det, når kunden ringer? Hvor mange forsendelser hænger typisk i kø, før nogen reagerer?
Driftsstabilitet handler også om, hvor meget systemet kan klare, når der er tryk på. En integration, der fungerer fint ved 200 forsendelser om dagen, opfører sig ikke nødvendigvis på samme måde ved 600 i højsæsonen. Hvis jeres svartider på lageret bliver længere i de travle uger, er det en kapacitetsbegrænsning, ikke en tilfældighed.
Antallet af logins er en brugbar indikator
Hvis en medarbejder skal ind i fem forskellige transportørportaler for at få dagens forsendelser afsted, er det ikke et brugervenlighedsproblem alene. Det er et integrationsproblem, der er blevet til en arbejdsgang.
Gratis kurerportaler er attraktive, fordi de ikke koster noget på licensen. Prisen betales andetsteds. Hver portal har sit eget login, sin egen måde at håndtere labels på og sin egen fakturaformat. Når fragtfakturaen skal kontrolleres bagefter, er der ingen fælles datakilde at holde den op imod, og så bliver kontrollen enten overfladisk eller tidskrævende.
Tæl antallet af systemer, dine folk er logget ind i på en almindelig arbejdsdag. Det tal fortæller mere om integrationsgraden end nogen systembeskrivelse.
Sådan omsætter du gennemgangen til et budgettal
De nøgletal, du bliver målt på, er allerede dem, du skal bruge. Omkostning pr. forsendelse skal indeholde både fragtprisen og de interne lønkroner. Time-to-ship fra ordren lander, til pickup er godkendt, viser, hvor meget af flowet der venter på et menneske. Antallet af afviklede forsendelser pr. medarbejder viser, om kapaciteten følger med, når volumen stiger.
Opgør det manuelle arbejde som timer pr. uge fordelt på de opgaver, der er opstået som følge af integrationen. Omregn til lønkroner. Det giver en årlig omkostning, der kan stilles ved siden af licensprisen, og som kan sammenlignes med et alternativ.
Husk også de poster, der ligger uden for logistikafdelingen. Kundeklager over fragten koster tid i kundeservice, og for speditører hænger leveringspræcision sammen med, om B2B-kunderne bliver hængende.
Frygten for nedetid er en reel indvending
“Jeg er bange for, at et nyt system lægger driften ned i ugevis” er en rimelig bekymring, og den bør indgå i vurderingen frem for at blive talt ned.
Det, der afgør risikoen, er, hvor godt I kender jeres eget dataflow på forhånd. En virksomhed, der har dokumenteret, hvilke felter der sendes hvorhen, hvilke transportører der bruges til hvad, og hvor de nuværende undtagelser ligger, har et langt bedre udgangspunkt end en, der skal finde ud af det undervejs.
Derfor giver statusgennemgangen værdi, uanset om I ender med at skifte noget. Enten dokumenterer den, at integrationen holder, og så kan I fremskrive budgettet med god samvittighed. Eller også viser den præcis, hvor det koster, og så har I grundlaget klar, hvis I senere skal flytte noget.
Indvendingen “vi har lige skiftet system for to år siden” er værd at tage alvorligt af samme grund. Pointen med en gennemgang er ikke at udskifte noget. Det er at vide, hvad I har.
FAQ
Vi skiftede bookingplatform for to år siden. Giver det mening at kigge på integrationerne allerede nu?
Ja, fordi det ikke er platformen, der ændrer sig, men forudsætningerne omkring den. Nye transportører, ændret ordremængde og justeringer i webshoppen flytter alle sammen på, hvor meget der kan køre automatisk. En gennemgang betyder ikke, at I skal skifte noget. Den fortæller jer, om den beslutning, I tog for to år siden, stadig holder.
Hvordan prissætter jeg det manuelle arbejde, så en CFO kan bruge tallet?
Opgør timer pr. uge på de konkrete opgaver, der opstår, fordi data ikke kommer rent igennem. Adressekorrektioner, manuel fakturakontrol, dobbelt indtastning. Gang med en gennemsnitlig timeomkostning og op på årsbasis. Tallet bliver mere troværdigt, hvis det bygger på en registreret uge frem for et skøn.
Vores medarbejdere er vant til det nuværende setup. Hvordan tager jeg den diskussion?
Start med at måle, hvor mange systemer de skal igennem i løbet af en dag, og hvilke opgaver de selv peger på som spildtid. Modstanden retter sig sjældent mod et bedre flow. Den retter sig mod en periode, hvor hverdagen bliver uforudsigelig, og den bekymring håndteres med en plan, ikke med argumenter.
Til sidst
En integration bliver sjældent dårlig på én gang. Den bliver langsomt mindre dækkende, mens arbejdsgangene vokser udenom. Budgetrunden er det eneste tidspunkt på året, hvor der naturligt er anledning til at kigge på det, og det er en dårlig idé at bruge den anledning på at fremskrive et tal, ingen har set efter.
Hvis du vil have en struktureret måde at komme igennem det på, kan du bruge vores tjekliste til gennemgang af integrationer mellem ERP, webshop og bookingplatform. Den er lavet, så du kan gå dine nuværende koblinger igennem og dokumentere, hvor de holder, og hvor de koster manuelle timer, inden budgettet låses.
