De fleste logistikansvarlige kender følelsen. I har lige forhandlet en aftale hjem med en transportør, der ligger 8 procent under den forrige. På papiret er det en god handel. Tre måneder senere er besparelsen forsvundet, og I ved ikke helt hvor den blev af.
Forklaringen ligger som regel et sted mellem brændstoftillæg, omleveringer og de timer jeres folk bruger på at rette fakturafejl. Den pris I forhandlede, var sjældent den pris I endte med at betale. Og hvis I ikke har et samlet overblik over fragtomkostninger på tværs af jeres transportører, er det svært at se det før det er for sent.
Denne artikel handler om hvordan I bygger et reelt grundlag for datadrevet transportvalg, så I vælger den transportør der er billigst pr. levering. Ikke den der har den laveste pris pr. kilo i tilbuddet.
Listeprisen er sjældent slutprisen
Når en transportør sender et tilbud, indeholder det en grundpris. Den er nem at sammenligne, og den er den eneste de fleste virksomheder reelt sammenligner på.
Problemet er at grundprisen typisk udgør 60-80 procent af den faktiske faktura. Resten er tillæg, gebyrer og korrektioner. Brændstoftillæg svinger måned for måned. Vægt- og volumenkorrektioner rammer hver gang et kolli er målt forkert. Adressetillæg for landzoner, øer og brofaste områder. Ventetidstillæg. Returneringsgebyrer. Tillæg for manuel håndtering hvis labels ikke matcher transportørens format.
Hver enkelt post er typisk lille. Samlet set kan de flytte den reelle pris pr. forsendelse med 15-25 procent i forhold til tilbuddet. Og fordi tillægsstrukturen er forskellig fra transportør til transportør, kan to tilbud der ligner hinanden på grundprisen ende vidt forskelligt når fakturaen kommer.
Hvad I skal måle på i stedet
For at lave en reel sammenligning skal I have fat i den faktiske pris pr. leveret forsendelse. Ikke pr. kilo, ikke pr. kolli, ikke pr. tilbud. Pr. leveret forsendelse, inklusive alt det der skete undervejs.
De parametre der typisk afgør om en transportør er billig eller dyr i praksis:
Faktisk fragtpris inklusive tillæg. Hvad endte fakturaen på, da alle tillæg var lagt på? Beregn et gennemsnit pr. forsendelse fordelt på destinationstyper.
Fejlrate på fakturaer. Hvor ofte stemmer fakturaen ikke med det aftalte? Hver fejl koster jer tid at finde, dokumentere og få krediteret. Mange virksomheder betaler fakturafejl uden at opdage det, fordi det er for dyrt at kontrollere manuelt.
Leveringstid og overholdelse. Hvor ofte leveres til tiden? Forsinkelser koster i kundetilfredshed, og hvis I har serviceaftaler med jeres egne kunder, koster de også direkte.
Skader og bortkomne forsendelser. Hvad er fejlraten, og hvor lang tid tager det at få erstatning udbetalt?
Omleveringer og returneringer. Hvor stor en andel af forsendelserne kræver en ekstra håndtering? Det er en af de dyreste skjulte poster, fordi den både belaster transportørens regning og jeres egen administration.
Tid brugt på booking. Hvor mange minutter går der med at booke en forsendelse hos den enkelte transportør? Hvis booking tager dobbelt så lang tid hos én transportør som hos en anden, har det en reel pris i lønkroner.
Et regneeksempel
Forestil jer to transportører til samme rute.
Transportør A har en grundpris på 145 kr. pr. forsendelse. Transportør B ligger på 158 kr. På papiret er A billigst.
Når I trækker tre måneders data ud, ser billedet anderledes ud. Transportør A har et gennemsnitligt tillæg på 38 kr. pr. forsendelse, en fakturafejlrate på 12 procent og 4 procent omleveringer. Transportør B har 22 kr. i tillæg, 3 procent fakturafejl og 1 procent omleveringer.
Den faktiske pris pr. leveret forsendelse hos A bliver omkring 195 kr. når omleveringer og administrativ tid er regnet med. Hos B bliver den 188 kr. Forskellen er ikke stor, men den vender. Og det er først når I har data på det at I kan se det.
Hvorfor de færreste har det overblik
Den primære grund er at data ligger spredt. Bookinger sker i forskellige systemer hos forskellige transportører. Fakturaer kommer i forskellige formater. Tillæg er specificeret forskelligt. Track-and-trace-data ligger hos den enkelte transportør, ikke samlet hos jer.
At samle det manuelt er muligt, men det er et projekt der kræver dedikerede ressourcer hver måned. De fleste logistikafdelinger har ikke den kapacitet, og derfor ender beslutninger om transportørvalg ofte på de tilbud der ligger på bordet, ikke på den faktiske performance.
Det er præcis dér en samlet bookingplatform gør en forskel. Når alle forsendelser bookes gennem samme system, ligger data samlet ét sted. Når fakturaerne kan kontrolleres automatisk mod bookingerne, opdages fejl uden at nogen skal lede efter dem. Og når performance kan trækkes ud pr. transportør, pr. rute og pr. periode, kan beslutninger om transportøraftaler tages på faktiske tal i stedet for fornemmelser.
Sådan kommer I i gang
I behøver ikke et stort analyseprojekt for at komme videre. Start med at trække tre måneders fakturaer fra jeres nuværende transportører og læg dem ved siden af jeres bookingdata. Selv en grov manuel opstilling vil afsløre mønstre I ikke har set før.
Tre ting at se efter i den øvelse:Hvor stor er forskellen mellem tilbudspris og faktisk pris pr. transportør?Hvor mange fakturalinjer kan I ikke umiddelbart genkende eller godkende?Hvor stor en andel af forsendelserne har givet anledning til en ekstra håndtering, en reklamation eller en omlevering?
Når I har de tal, har I grundlaget for at vurdere om jeres nuværende fordeling af volumen mellem transportører faktisk giver mening. Det er ikke ualmindeligt at opdage at en transportør I bruger meget, er dyrere pr. leveret forsendelse end en I bruger lidt. Det er den slags indsigter der flytter penge på bundlinjen.
FAQ
Hvor stor en besparelse kan vi typisk finde ved at gå fra tilbudspris til faktisk pris pr. forsendelse?
Det varierer meget med setup og forsendelsesmønster, men forskellen mellem tilbudspris og faktisk pris ligger ofte i intervallet 15-25 procent. Hvor meget af det I kan flytte ved at omfordele volumen eller skifte transportør afhænger af jeres konkrete data. Pointen er ikke at I altid sparer penge på at skifte, men at I først kan tage beslutningen på et oplyst grundlag når I kender de faktiske tal.
Skal vi skifte transportør hvis dataen viser at de er dyrere end vi troede?
Ikke nødvendigvis. Pris er én faktor blandt flere. Hvis en transportør er lidt dyrere men leverer en serviceoplevelse der er afgørende for jeres kunder, kan det stadig være den rigtige aftale. Dataen giver jer grundlaget for at tage stilling. Beslutningen er stadig jeres.
Hvor lang tid tager det at få et samlet overblik over fragtomkostninger?
Hvis I gør det manuelt med data fra tre måneder, taler vi om et par dages arbejde for en logistikansvarlig der kender materialet. Hvis I sætter det op systematisk gennem en bookingplatform der konsoliderer data, har I overblikket løbende uden ekstra arbejde efter implementeringen.
Den billigste transportør på papiret er ikke nødvendigvis den dyreste i praksis. Men hvis I ikke kan se forskellen, kan I heller ikke handle på den. Det er der diskussionen om transportørvalg burde starte.