De fleste logistikafdelinger ved godt, at der findes billigere måder at sende fragt på. Problemet er sjældent manglende vilje. Det er manglende overblik. Når fragtvolumen er fordelt på flere transportører, og bookinger foregår i forskellige portaler, forsvinder mønstrene i data. Ruter, der koster mere, end de burde, gemmer sig mellem tusindvis af forsendelser, uden at nogen opdager det.

At udnytte fragtaftaler og fragtdata handler netop om at få disse mønstre frem i lyset. Ikke ved at forhandle nye aftaler, men ved at bruge dem, I allerede har, sådan som de var tænkt.

Denne artikel forklarer, hvordan rutedata på tværs af transportører kan afsløre systematisk dyre forsendelser, og hvad der skal til for at flytte volumen derhen, hvor aftalen rent faktisk gælder.

Hvorfor dyre ruter er svære at få øje på

En fragtaftale er sjældent én pris. Den er en matrix af zoner, vægtintervaller, tillæg og rabatter, der gælder under bestemte betingelser. Én transportør er stærk på ruten Jylland–Sverige. En anden har bedre priser til Tyskland for forsendelser under 500 kg. En tredje har en palleaftale, der kun udnyttes fuldt ud, hvis volumen overstiger en bestemt grænse.

I praksis vælger den, der booker, ofte den transportør, der er nemmest at booke hos, eller den, man plejer at bruge på netop den rute. Det er ikke dovenskab. Det er en rationel beslutning, når alternativet er at slå priser op i tre forskellige portaler for hver eneste forsendelse.

Konsekvensen er, at den samme rute, der bookes 200 gange om året, kan være tilfældigt fordelt på tre transportører, hvoraf kun én reelt har den bedste pris. Prisforskellen pr. forsendelse ser lille ud. Over et år bliver den betydelig.

Første skridt: saml data ét sted

Det kan ikke lade sig gøre uden at samle bookingdata på tværs af transportører. Så længe oplysningerne ligger i hvert sit system, kan I ikke sammenligne rute med rute.

De samlede data skal som minimum indeholde:
Postnummer eller zone for afsender og modtager
Vægt og volumen
Transportør og produkt (pakke, palle, stykgods/partigods)
Faktisk pris inklusive tillæg
Forsendelsesdato

Når det ligger samlet i én tabel, kan I begynde at stille de spørgsmål, der betyder noget. Hvilke ruter sender vi oftest? Hvilken transportør brugte vi? Hvad kostede det? Og hvad ville det have kostet hos de andre?

Find mønstrene i rutedata

Med samlede data kan I gruppere forsendelserne efter rute og vægtinterval. Målet er at finde de kombinationer, hvor volumen er høj nok til, at en forkert fordeling koster rigtige penge.

En typisk analyse ser sådan ud: Tag alle forsendelser mellem to postnummerområder inden for et bestemt vægtinterval. Se, hvor mange der blev booket hos hver transportør, og hvad gennemsnitsprisen var. Sammenlign med, hvad prisen ville have været hos den transportør, hvis aftale er stærkest på netop den rute og vægt.

Det er ikke usædvanligt at finde ruter, hvor 60 procent af volumen bookes hos en transportør, der er 15–25 procent dyrere end alternativet. Ikke fordi nogen har truffet et bevidst dårligt valg, men fordi bookingen skete i det system, der lå nærmest, uden en sammenligning side om side.

De tre typer dyre ruter

Når man begynder at grave i tallene, dukker der typisk tre typer problemer op:

Ruter, hvor volumen ligger det forkerte sted. Aftalen med transportør A er stærkest på en given rute, men størstedelen af jeres forsendelser bookes hos transportør B. Løsningen er sjældent genforhandling. Det er at flytte bookingerne.

Ruter, hvor vægtintervallet vipper prisen. En aftale kan være konkurrencedygtig op til 300 kg og markant dyrere derover. Hvis en stor del af forsendelserne ligger lige over grænsen, kan det betale sig enten at samle eller dele forsendelserne, så de rammer det interval, hvor aftalen faktisk gælder.

Ruter, hvor tillæggene æder rabatten. Grundprisen ser fornuftig ud, men brændstoftillæg, privatleveringstillæg eller weekendtillæg trækker den samlede pris op over alternativet. Det er ofte det sværeste at få øje på, fordi tillæggene først viser sig på fakturaen, ikke ved booking.

Fra analyse til beslutning

En analyse har kun værdi, hvis den fører til ændret bookingadfærd. Det kræver to ting:

For det første skal indsigterne omsættes til konkrete regler for den, der booker. Ikke en lang rapport, men en konkret instruks: “Palleforsendelser til 8000-området under 500 kg bookes hos transportør X.” Så enkelt skal det være.

For det andet skal bookingprocessen understøtte reglen. Skal den, der booker, stadig logge ind i tre forskellige portaler og huske, hvilken regel der gælder for hvilken rute, så glipper det. Derfor handler en samlet bookingplatform ikke kun om bekvemmelighed. Den er forudsætningen for, at analysens indsigter bliver til reelle besparelser.

Hvad I opnår

Effekten varierer, men logikken er den samme. Når volumen styres derhen, hvor aftalerne er stærkest, falder de gennemsnitlige fragtomkostninger, uden at en eneste aftale er genforhandlet. I udnytter simpelthen de vilkår, der allerede er aftalt. Derudover får I et langt mere præcist grundlag for næste runde af aftaleforhandlinger. I ved præcis, hvilke ruter og vægtintervaller der betyder noget, hvor jeres volumen ligger, og hvor der er potentiale for at samle yderligere. Forhandlingen bliver faktabaseret i stedet for teoretisk.

FAQ

Hvor stor skal en virksomhed være, før det giver mening at analysere rutedata på denne måde?

Det afgørende er ikke antallet af medarbejdere, men forsendelsesvolumen og antallet af transportører. Sender I mere end et par hundrede pakker eller paller om måneden fordelt på to eller flere transportører, er der som regel mønstre at finde. Ved lavere volumen er de enkelte prisforskelle ofte for små til at retfærdiggøre arbejdet med analysen.

Kan man ikke bare bede transportørerne om rapporter?

Jo, men de rapporter dækker kun den pågældende transportørs forsendelser. Pointen er at sammenligne på tværs af alle jeres transportører. Så længe data ligger hos de enkelte leverandører hver for sig, kan I ikke se, hvor volumen burde være gået et andet sted hen.

Hvor ofte bør analysen laves?

Aftaler og tillæg ændrer sig, og det gør forsendelsesmønstrene også. En årlig gennemgang er et absolut minimum. Oplever I store ændringer i sortiment, kundegrundlag eller transportøraftaler, bør den laves oftere. Med data samlet ét sted kan analysen i praksis køre løbende.

Rutedata er sjældent kilden til én dramatisk besparelse. Der ligger ikke ét stort tal og venter på at blive opdaget. I stedet er der mange små afvigelser, der hober sig op over tid, fordi bookingerne lander det forkerte sted. Det er netop derfor, arbejdet er værd at gøre. Aftalerne findes allerede. Det handler bare om at bruge dem.