De fleste virksomheder, der booker mere end ti forsendelser om dagen, har et bookingflow, der er vokset organisk. Nogen begyndte at bruge én transportørs portal. Så kom der en til. Så blev der lavet et regneark for at holde styr på det hele. Så fandt nogen ud af, at fakturaerne skulle tjekkes, fordi der var fejl. Og pludselig sidder der to personer og bruger en stor del af deres arbejdsdag på at flytte data mellem systemer.
Når man kigger på flowet med friske øjne, ser man hurtigt hvor automatisering af booking og fakturakontrol kan flytte mest. Men man skal kigge på det rigtige sted. De fleste forsøger at automatisere det forkerte trin først, og det er ofte derfor digitaliseringsprojekter føles tunge uden at give den effekt man håbede på.
Denne artikel går flowet igennem trin for trin, fra ordren lander hos jer, til labelen sidder på pakken. Undervejs markeres hvor automatisering typisk giver størst gevinst, og hvor det sjældent kan betale sig.
Trin 1: Ordren lander
Ordren kommer ind via webshop, ERP, mail eller telefon. På dette tidspunkt findes der typisk allerede strukturerede data, leveringsadresse, vægt, dimensioner, kundereference. Hvis ordren kommer fra en webshop eller et ERP-system, ligger oplysningerne i et format, der kan læses maskinelt.
Det er her, det første spørgsmål melder sig. Hvor godt er jeres masterdata? Hvis vægt og dimensioner mangler eller er upålidelige på halvdelen af jeres varenumre, så vil et automatiseret bookingflow løbe ind i de samme problemer som jeres manuelle. Automatisering fjerner ikke datakvalitetsproblemer. Den synliggør dem.
Inden I går videre med at automatisere, er det værd at bruge en uge på at kortlægge, hvor mange procent af jeres ordrer der kommer ind med komplette, korrekte data. Tallet er ofte lavere end forventet, og det er afgørende for, hvor stor effekten af automatisering bliver.
Trin 2: Valg af transportør
Det er her, mange flows bliver langsomme. Skal pakken med GLS, DHL, DSV eller PostNord? Beslutningen afhænger af destination, vægt, leveringskrav, kundeaftale og pris. I de fleste virksomheder træffes valget af en medarbejder, der kender reglerne i hovedet.
Det er præcis dette trin, hvor automatisering rykker mest. Når reglerne for transportørvalg er kodet ind i en platform, sker valget på sekunder i stedet for minutter, og det sker konsistent. Mennesker laver fejl, når de har travlt. Et regelbaseret system gør ikke.
Det kræver dog, at reglerne faktisk er nedskrevet. Mange virksomheder opdager først her, at deres transportørvalg bygger på tavs viden hos én eller to medarbejdere. Det arbejde med at få reglerne på papir er værdifuldt i sig selv, også selvom man ikke automatiserede noget bagefter.
Trin 3: Selve bookingen
Her er den manuelle hverdag mest synlig. Medarbejderen åbner transportørens portal, logger ind, indtaster afsender og modtager, vælger produkt, indtaster vægt og dimensioner, vælger forsikring, trykker book. Og gør det hele igen i den næste portal for den næste forsendelse.
Hver portal har sit eget bookingbillede, sine egne felter og sine egne navne på de samme ting. Det er ikke et stort problem ved ti forsendelser om dagen. Ved hundrede er det et betydeligt tidsforbrug, og det er der hovedparten af besparelsen ligger.
Når bookingen sker via én samlet platform, der kommunikerer med alle transportørerne i baggrunden, forsvinder skiftet mellem systemer. Medarbejderen ser samme bookingbillede uanset transportør. Det reducerer ikke kun tid, men også oplæringsbehov, fejl og frustration, når en kollega er syg og en anden skal overtage.
Trin 4: Label, fragtbrev og dokumentation
Når bookingen er bekræftet, kommer label og fragtbrev tilbage fra transportøren. Label skal printes og sættes på pakken. Tracking-nummer skal registreres et sted, så kundeservice kan finde det igen. Hvis der sendes til udlandet, skal der måske også genereres tolddokumentation.
Dette trin er stort set fuldautomatiserbart, når de tidligere trin er på plads. Label printes direkte fra systemet, tracking-nummeret skrives tilbage til ERP eller webshop, og dokumentationen ligger samlet ét sted. Tidsbesparelsen pr. forsendelse er måske kun et minut, men i volumen bliver det betydeligt.
Trin 5: Afsendelse og statusopdatering
Pakken bliver afhentet og kommer på vej. Undervejs sker der statusopdateringer fra transportøren. Kunden skal måske have besked, kundeservice skal kunne svare på spørgsmål, og I selv skal kunne se, hvad der er afsendt, og hvad der er leveret.
Også her er gevinsten ved automatisering klar, men den ligger mere i kundeservice end i tidsbesparelse på selve afsendelsen. Når status fra alle transportører samles ét sted, kan kundeservice svare på et spørgsmål uden at skulle åbne fire forskellige tracking-sider.
Trin 6: Faktura og kontrol
Her ligger den anden store gevinst. Når fakturaen fra transportøren kommer, skal den kontrolleres. Stemmer prisen med aftalen? Er der opkrævet tillæg, der ikke burde være der? Er vægten på fakturaen den samme som den, I bookede med?
I praksis kontrollerer mange virksomheder ikke fakturaerne i detaljen. Det er for tidskrævende. Stikprøvekontrol er udbredt, og det betyder, at en del fejlfakturering aldrig opdages. Beløbet pr. fejl er ofte småt, men volumen gør det interessant.
Automatiseret fakturakontrol matcher hver linje på fakturaen mod den bookede forsendelse og jeres aftalepris. Afvigelser markeres automatisk. Det betyder, at I går fra ingen kontrol eller stikprøver til 100 procent kontrol uden ekstra tidsforbrug. Det er sjældent den besparelse, virksomheder først tænker på, men det er ofte den, der betaler systemet hurtigst hjem.
Hvor ligger den største gevinst i jeres setup?
Det afhænger af, hvor I bruger tid i dag. Som tommelfingerregel:Bruger I meget tid på selve bookingen i flere portaler? Så ligger gevinsten i trin 3.Har I komplekse regler for transportørvalg, der koster tid? Trin 2.Sender I store mængder uden at kontrollere fakturaer? Trin 6.Er kundeservice belastet af tracking-spørgsmål? Trin 5.
De fleste virksomheder kan med fordel automatisere flere trin, men rækkefølgen betyder noget. Det giver sjældent mening at automatisere fakturakontrol, før selve bookingen er samlet, fordi datagrundlaget for kontrollen bliver bedre, når bookingen sker konsistent.
Hvad det ikke er
Automatisering af bookingflow er ikke et stort IT-projekt med seks måneders implementering. De moderne platforme tilkobles eksisterende ERP eller webshop via standardintegrationer, og selve bookingdelen kan ofte være i drift inden for få uger. Det er en pointe, fordi mange udskyder digitaliseringen ud fra en antagelse om, at det kræver mere, end det reelt gør.
Det er heller ikke et alt-eller-intet-valg. I kan starte med at samle bookingen for de to-tre transportører, I bruger mest, og udvide derfra. Det er ofte den klogeste vej, fordi I får erfaring med systemet, før I beslutter, hvor langt I vil gå.
FAQ
Hvor lang tid tager det at komme i gang med automatiseret booking?
Det varierer med kompleksiteten af jeres setup, men de fleste virksomheder kan have basisflowet i drift inden for et par uger. Tilkobling til ERP eller webshop tager typisk længst, mens transportørerne tilsluttes hurtigere.
Skal vi skifte transportør for at bruge en samlet bookingplatform?
Nej. Pointen med en samlet platform er netop, at den lægger sig oven på de transportøraftaler, I allerede har. I beholder jeres priser og aftaler og får adgang til dem fra ét sted.
Hvad sker der, hvis vores ordredata ikke er gode nok?
Så bliver det synligt hurtigt. Et automatiseret flow vil afvise eller markere ordrer med manglende data. Det er ikke en svaghed ved automatiseringen, men en chance for at finde og rette de datafejl, der allerede koster tid i jeres nuværende flow.
Kan medarbejderne stadig gribe ind manuelt, hvis der er en speciel forsendelse?
Ja. Et velbygget flow automatiserer det, der kan automatiseres, og lader medarbejderen håndtere undtagelserne. Det er forskellen mellem et stift system og et fleksibelt.
Et bookingflow er sjældent perfekt fra starten, og det skal det heller ikke være. Men det er værd at kende sit eget flow godt nok til at vide, hvor tiden faktisk forsvinder. Det er der, beslutningen om hvad der skal automatiseres først, bør tages, ikke ud fra hvad der lyder mest moderne, men ud fra hvor jeres egne minutter ligger.