Kontrol af transportørfakturaer og efterdebiteringer. Lav en årsopgørelse på efterdebiteringer fra transportører
En efterdebitering er sjældent stor nok til at nogen reagerer. Et par hundrede kroner for en adressekorrektion. Et tillæg for en palle, der blev målt anderledes på terminalen end i bookingen. Et gebyr for ventetid ved aflæsning. Beløbene er små nok til at de bliver godkendt uden diskussion, og de bogføres på samme konto som resten af fragten.
Derfor findes der sjældent et samlet tal. Fragtomkostningen stiger langsomt, og forklaringen bliver til “dieseltillæg” eller “prisstigninger hos transportørerne”. Når kontrakten skal genforhandles, ligger der en fragtpris på bordet, men ikke en opgørelse over, hvad der blev lagt oven i den i løbet af året.
Kontrol af transportørfakturaer og efterdebiteringer giver først mening, når det bliver gjort op over en hel periode. En enkelt faktura viser en afvigelse. Et år viser et mønster, og et mønster kan man både forhandle og rette op på.
Denne artikel beskriver, hvordan du trækker årets efterdebiteringer ud og fordeler dem på årsag.
Hvorfor efterdebiteringerne forsvinder i regnskabet
Problemet er strukturelt. Efterdebiteringer kommer tidsforskudt, ofte uger efter selve forsendelsen, og de kommer linjevis på fakturaer med hundredvis af andre linjer. Den medarbejder, der godkender fakturaen, har ikke bookingen foran sig og kan ikke se, om et tillæg er berettiget.
Samtidig er godkendelsen typisk opdelt. Bogholderiet tjekker, at totalen ligger inden for det forventede. Lageret ved, hvad der faktisk blev sendt, men ser aldrig fakturaen. Den viden, der skal til for at vurdere en enkelt linje, sidder hos to forskellige personer, og ingen af dem har adgang til begge dele på samme tid.
Når virksomheden bruger flere transportører, bliver det værre. Hver transportør har sin egen fakturastruktur, sine egne betegnelser for tillæg og sit eget portalsystem. At sammenligne på tværs kræver, at nogen oversætter manuelt. Det bliver sjældent gjort, fordi det er arbejde, der skal gøres hver måned, og som ingen bliver målt på.
Hvad efterdebiteringerne typisk dækker over
Før du kan fordele beløbet, skal du vide, hvilke kategorier du leder efter. De fleste efterdebiteringer falder inden for et håndterbart antal typer.
- Mål og vægt. Transportøren har målt eller vejet godset på terminalen og fundet noget andet end det, der stod i bookingen. Det udløser en efterberegning, ofte på volumenvægt eller lastmeter.
- Adressekorrektion. Modtageradressen var ufuldstændig eller forkert, og transportøren har rettet den.
- Forgæves kørsel og ventetid. Afhentningen kunne ikke gennemføres, eller chaufføren ventede ud over den aftalte tid.
- Forkert godstype eller emballage. Godset var deklareret som noget andet, end det reelt var, eller pallerne kunne ikke stables som forudsat.
- Leveringsform. Privatadresse i stedet for erhverv, aflæsning uden rampe, tidsbestemt levering og lignende serviceelementer, der ikke lå i den oprindelige booking.
- Dokumentation og told. Manglende eller mangelfulde dokumenter, der har krævet behandling hos transportøren.
Pointen med kategorierne er ikke revisionsmæssig præcision. Den er, at de peger på hver sit sted i jeres egen proces. Mål og vægt peger på stamdata. Adressekorrektioner peger på ordreindgangen eller webshoppen. Ventetid peger på lagerets planlægning.
Sådan trækker du årets efterdebiteringer ud
Øvelsen kan laves på en arbejdsdag, hvis du holder den stram.
1. Definér, hvad der tæller. Afgræns til de fakturalinjer, der ikke er den aftalte fragtpris for selve transporten. Generelle tillæg som brændstof hører til i en anden samtale og bør holdes udenfor, så tallet ikke bliver udvandet.
2. Hent tolv måneders fakturadata. Ikke et gennemsnit af tre måneder. Efterdebiteringer er sæsonbetonede, fordi fejlraten typisk følger travlhed, og en enkelt måned siger meget lidt om året.
3. Match linjerne mod bookingerne. Det er her, arbejdet ligger. Hver efterdebitering skal kobles til den forsendelse, den hører til, så du kan se, hvad der oprindeligt blev bestilt. Uden den kobling har du et beløb, men ingen årsag.
4. Kategorisér på årsag. Brug få kategorier. Får du mere end otte til ti, er opdelingen for fin til at kunne handles på.
5. Fordel på transportør, afsendelsessted og kundetype. Samme fejltype kan have vidt forskellig pris hos to transportører, og nogle afsendelsessteder vil skille sig ud.
Resultatet er et enkelt overblik. Årets samlede efterdebitering, fordelt på årsag og på transportør, med en gennemsnitspris pr. hændelse.
Fordelingen på årsag er vigtigere end totalen
Totalen er god at have, når kontrakten skal forhandles. Fordelingen er det, der ændrer driften.
Hvis hovedparten af beløbet ligger på mål og vægt, er det et datakvalitetsproblem. Dimensionerne i jeres system stemmer ikke med virkeligheden, og så vil efterdebiteringerne fortsætte uanset, hvilken transportør I bruger. Ligger beløbet derimod på adressekorrektioner, handler det om validering ved ordreindgangen.
Den sondring afgør, hvor I skal sætte ind. Den afgør også, hvad det overhovedet giver mening at forhandle om. Et tillæg, I selv udløser ved at sende forkerte data, får I sjældent fjernet. En gebyrstruktur, der afviger markant fra, hvad andre transportører tager for samme hændelse, kan man derimod tale om.
Samtidig får du et budgettal. De fleste fragtbudgetter bygger på den forhandlede pris ganget med forventet volumen. Når årets efterdebiteringer er gjort op og fordelt, kan du lægge et realistisk tillæg ind og følge, om det falder.
Datakvaliteten ved booking afgør, hvor stort tallet bliver
Når kategorierne ligger der, bliver det tydeligt, at de fleste efterdebiteringer opstår længe før fakturaen. De opstår i det øjeblik, en forsendelse bliver booket med data, der ikke matcher det gods, der kører ud af porten.
Det er den samme mekanisme, der får lagermedarbejdere til at bruge tid på at rette bookinger manuelt. Hvis ordresystemet, lagersystemet og transportørens bookingflade ikke taler sammen, bliver dimensioner, adresser og godstype indtastet igen for hver transportør. Hver indtastning er en mulighed for en afvigelse, og hver afvigelse kan blive til en fakturalinje to uger senere.
Hos Cargoflux er udgangspunktet, at forsendelsesdata skal passe første gang. Platformen samler transportørerne ét sted, så data kommer fra jeres egne systemer via API eller vedligeholdte plugins i stedet for at blive tastet ind for hver transportør. Det løser ikke en forkert palleopmåling på lageret, men det fjerner den del af fejlene, der opstår i overførslen mellem systemer. Og det gør koblingen mellem booking og fakturalinje mulig, hvilket er forudsætningen for overhovedet at kunne lave årsopgørelsen uden at gøre det i hånden.
FAQ
Hvor langt tilbage kan vi gøre indsigelse mod en efterdebitering?
Det afhænger af jeres aftale med den enkelte transportør og af de transportvilkår, der gælder for forsendelsen. Fristerne er typisk korte, og en årsopgørelse er derfor sjældent et redskab til at få penge tilbage. Den bruges til at forhandle fremad og til at rette processerne.
Giver det mening at gøre det op, hvis vi kun har få hundrede forsendelser om året?
Ja, men øvelsen ser anderledes ud. Med små volumener kan du gennemgå fakturalinjerne manuelt og alligevel nå frem til et brugbart tal. Jo flere transportører I bruger, jo mere giver opdelingen på årsag mening, uanset volumen.
Hvem bør lave opgørelsen?
Den person, der både kan læse en fakturalinje og vurdere, hvad der faktisk blev sendt. I praksis kræver det, at nogen fra driften og nogen fra økonomi sidder med samme datasæt. Deler man opgaven op, ryger koblingen mellem fakturalinje og booking, og så står man tilbage med et beløb uden forklaring.
Et tal, I kan tale ud fra
Efterdebiteringer bliver først et emne, når de har et tal og en årsag. Så længe de ligger spredt ud over tolv måneders bilag, er de en del af fragtomkostningen, og så er diskussionen med transportøren begrænset til kilopris.
Vil du i gang, kan du hente skabelonen “Kontrol af fragtfakturaer linje for linje”. Den giver dig en struktur til at gennemgå fakturalinjerne og samle årets efterdebiteringer op på årsag.