Sæt tal på sparet tid efter skiftet til én platform

Fra mange portaler til én platform. Sæt tal på sparet tid efter udrulning og oplæring

De fleste logistikansvarlige kan mærke forskellen, når bookingen flytter fra mange portaler til én platform, udrulning og oplæring er overstået, og lageret ikke længere skal logge ind fem forskellige steder for at få dagens forsendelser af sted. Men når tallet skal på bordet hos direktøren eller CFO’en, bliver det ofte til en fornemmelse. “Det går meget hurtigere nu.” Det er sandt, og det er ubrugeligt som beslutningsgrundlag.

Problemet er praktisk. Mandetimer brugt på booking står ikke i nogen rapport. De ligger spredt ud over lagerfolk, kundeservice og bogholderi, og ingen har registreret dem, fordi de aldrig har været en selvstændig post. Fragtprisen står derimod på fakturaen, tydelig og nem at sammenligne. Derfor bliver diskussionen om platformvalg nemt til en diskussion om pris pr. forsendelse, hvor kun den ene halvdel af omkostningen er med.

Denne artikel handler om at lukke det hul. Hvordan du måler mandetimer pr. forsendelse før skiftet, hvordan du måler det samme bagefter uden at snyde dig selv, og hvordan du præsenterer resultatet for den, der skal godkende næste investering.

Hvorfor tiden sjældent bliver målt

Der er en grund til, at ingen har tallet i forvejen. Manuel booking er ikke én opgave, men en række små handlinger, der er vokset ind i hverdagen. Nogen slår op i transportørens portal, taster adresse og godsdata, vælger service, printer label, lægger bookingnummeret ind i ordresystemet og svarer kundeservice, når der ringes om en forsendelse, der ikke er afhentet. Hver handling tager få minutter. Ingen af dem føles som et problem.

Når medarbejderen skal gøre det i en ny portal for hver transportør, lægges der et ekstra lag på. Forskellige felter, forskellige servicekoder, forskellige regler for paller og farligt gods. Den viden sidder i hovedet på et par stykker, og det er dem, der bliver forstyrret, når noget afviger. Det er her dagen går med brandslukning.

Fakturakontrollen er det sidste led. Når bookingdata ikke er ens på tværs af transportører, kan afregningen ikke matches maskinelt mod det, I troede, I bestilte. Så sidder nogen med regnearket.

Tilsammen er det en reel omkostning. Den er bare aldrig blevet talt.

Mål baseline, før I rører ved noget

Baseline er den vigtigste måling, og den eneste du ikke kan lave bagudrettet. Lav den, mens I stadig kører som I plejer.

Vælg en normal uge. Ikke uge 7 på lageret, ikke ugen før jul, ikke en uge hvor halvdelen er på ferie. Bed de medarbejdere, der rører ved forsendelser, om at registrere tid på fire poster.Selve bookingen, fra ordren er klar til labelen er printet, opdelt pr. transportørAfvigelser og rettelser, altså de forsendelser hvor noget skulle tastes om, annulleres eller booke forfraKundeservicetid brugt på status og track and traceFakturakontrol og afstemning, typisk en månedlig opgave der skal regnes om til ugebasis

Registreringen behøver ikke være minutiøs. Et simpelt skema med streger og tidsintervaller er nok. Du skal bruge en størrelsesorden, ikke en revisionspåtegning.

Noter samtidig to ting mere, fordi de er dem, din ledelse i forvejen måler på. Hvor lang tid går der fra ordren er klar til afhentningen er godkendt hos transportøren, og hvor mange af ugens bookinger der indeholdt en fejl. Fejlraten er ofte det tal, der overbeviser, fordi en fejlbooket forsendelse koster både omlevering og en samtale med kunden.

Divider til sidst de samlede timer med antal forsendelser i ugen. Nu har du mandetimer pr. forsendelse. Det er din baseline.

Fra mange portaler til én platform, udrulning og oplæring kræver hver sin måling

Her går mange galt. De måler tre uger efter go-live, ser at tallet kun er faldet lidt, og konkluderer at gevinsten var oversolgt. Men i de uger måler de noget andet end driften. De måler oplæring.

Hold derfor de tre faser adskilt.

Udrulning er den tid, I bruger på at koble systemer og transportører op. Den skal med i regnestykket som en engangsomkostning, ikke som en driftsomkostning. Hvis integrationen sker via et vedligeholdt plugin til jeres eksisterende setup eller via API mod jeres TMS, er det her, du kan dokumentere, at der ikke lå et udviklingsprojekt bagved. Noter faktisk forbrug af interne timer, inklusive IT.

Oplæring er perioden, hvor medarbejderne arbejder i den nye flade, men endnu ikke er hurtige i den. Mål den gerne, men hold den ude af driftstallet. Den er relevant som engangspost og som svar på spørgsmålet “hvor lang tid tager det, før vi er oppe i fart”.

Drift er først det, I måler, når kurven har flad­et ud. Vent til folk ikke længere spørger hinanden, hvor knappen sidder. Mål så en hel uge igen, med samme skema, samme poster og helst samme medarbejdere som i baseline. Ellers sammenligner du to forskellige ting.

Et regneeksempel, du erstatter med jeres egne tal

Tallene herunder er opdigtede og alene brugt til at vise metoden. Regn med jeres egne.

En virksomhed sender 1.800 forsendelser om måneden fordelt på fire transportører. Baseline viser 6,5 minutter pr. forsendelse i samlet håndtering, inklusive afvigelser, kundeservice og fakturakontrol omregnet til forsendelsesniveau. Det giver 195 timer om måneden.

Efter oplæringsperioden måler de 4,0 minutter pr. forsendelse. Det giver 120 timer. Forskellen er 75 timer om måneden.

Omregnet til en intern timepris på 320 kroner er det 24.000 kroner om måneden, eller 13,3 kroner pr. forsendelse. Udrulningen kostede 40 interne timer, som er tjent hjem på under tre uger.

Pointen er ikke tallene. Pointen er, at regnestykket har fire elementer, som enhver økonomiansvarlig kan efterprøve. Antal forsendelser, minutter pr. forsendelse før og efter, intern timepris og engangsomkostning ved udrulning. Alle fire kan I selv dokumentere.

Sådan præsenterer du det for den, der skal godkende

Den klassiske indvending lyder, at en specialiseret platform er dyrere end tilbuddene fra de store udbydere. Den indvending er kun gyldig, hvis man sammenligner fragtpris mod fragtpris. Derfor skal dit tal ikke præsenteres som en tidsbesparelse. Det skal præsenteres som omkostning pr. forsendelse.

Stil de to tal op ved siden af hinanden. Fragtpris pr. forsendelse og interne lønkroner pr. forsendelse, før og efter. Det er den sum, din ledelse reelt betaler, og det er den eneste opstilling, hvor en billigere fragtaftale med dyrere håndtering ikke ser ud som en gevinst.

Tag derefter de to driftstal med, som ledelsen allerede kender. Tiden fra ordre til godkendt afhentning, fordi den hænger direkte sammen med leveringsløfter til kunderne. Og fejlraten på bookinger, fordi hver fejl koster både fragt og goodwill.

Vær ærlig om usikkerheden. Sig at minuttallene er registreret manuelt i to uger og har en vis spredning. Et tal med en indrømmet usikkerhed er mere troværdigt end et præcist tal, ingen kan efterprøve. Lad modtageren selv vurdere, om spændet er stort nok til at ændre konklusionen.

De indvendinger, der kommer

“Vi har ikke ressourcer til et it-projekt lige nu.” Det er netop derfor, udrulningstiden skal måles og fremlægges som en konkret post. Når du kan sige, hvor mange interne timer koblingen faktisk tog, og hvem der skulle bruges, bliver samtalen om kapacitet konkret i stedet for principiel.

“Kan platformen overhovedet håndtere vores transportører, paller og godstyper?” Det spørgsmål skal besvares før målingen, ikke under den. Hvis en del af jeres volumen ikke kan flyttes, så lav målingen på den del, der kan, og vær tydelig om afgrænsningen.

“Hvordan ved vi, at tiden ikke bare bruges på noget andet?” Det gør I ikke automatisk. Derfor er det en god idé at aftale på forhånd, hvad de frigjorte timer skal bruges til. Flere forsendelser pr. medarbejder er et målbart svar. Mindre overarbejde i spidsbelastning er et andet.

FAQ

Hvor lang tid skal vi måle for at få et troværdigt tal?

En normal uge er minimum, to uger er bedre. Det vigtigste er ikke længden, men at før- og efter-målingen dækker samme type periode og de samme arbejdsopgaver. En baseline fra en spidsbelastningsuge sammenlignet med en stille uge bagefter giver et tal, ingen bør stole på.

Hvordan tæller vi oplæringstid med, uden at tallet bliver misvisende?

Hold den som en separat engangspost sammen med udrulningen. Den hører hjemme i investeringssiden af regnestykket, ikke i driftstallet. Mål først driften, når medarbejderne arbejder i platformen uden at skulle spørge om hjælp.

Hvad gør vi, hvis vi allerede er skiftet og ikke har en baseline?

Så kan I rekonstruere en grov baseline ved at spørge de medarbejdere, der arbejdede i de gamle portaler, hvor lang tid de brugte pr. forsendelse, og krydstjekke med antal forsendelser i perioden. Det er mindre præcist, og det skal siges højt, når tallet præsenteres. Alternativt kan I måle fremad på fejlrate og tid til godkendt afhentning, hvor der ofte findes data i systemerne i forvejen.

Tidsbesparelsen ved at samle transportørerne ét sted er reel, men den overbeviser kun nogen, hvis den har en enhed. Mandetimer pr. forsendelse er den enhed. Den koster to ugers simpel registrering at få fat i, og den ændrer samtalen fra en fornemmelse til et regnestykke, modparten kan efterprøve.

Vil du have en struktureret tilgang til selve skiftet, kan du hente playbooken “Udrulningsplan for dine første seks uger på én platform”. Den er lagt an på at hjælpe dig med at planlægge rækkefølgen i udrulningen og oplæringen, så du ved, hvornår du kan måle driften retvisende.