De fleste transportaftaler forhandles grundigt én gang. Derefter ligger de i en skuffe. Volumen ændrer sig, destinationer flytter sig, vægtklasser forskydes, men aftalen kører videre, som om det stadig var 2022.

Det er sjældent en fejl, nogen har begået. Det er bare det, der sker, når man ikke har en fast metode til at måle aftalen op mod virkeligheden. Og det er dyrt. Ofte langt dyrere end de rabatter, der oprindeligt blev forhandlet hjem.

Denne artikel handler om at optimere transportaftaler og fragtdata. Den viser, hvordan I løbende kan måle, om aftalen stadig passer til jeres faktiske forsendelsesmønstre, eller om afvigelsen er blevet så stor, at det er tid til at genåbne forhandlingerne.

Hvorfor aftaler bliver forældede, uden at nogen opdager det

En transportaftale er et øjebliksbillede. Den bygger på det, I vidste om forsendelserne, da I forhandlede: antal pakker pr. måned, gennemsnitsvægt, fordeling mellem indland og eksport, andelen af pakker over 31,5 kg, hvor mange der går til privatadresser, og hvor mange der er farligt gods.

Alt det kan ændre sig på tolv måneder, uden at nogen internt lægger mærke til det. Nye kunder betyder nye destinationer. Et nyt produkt betyder nye mål. En sæsonkampagne skubber volumen over i en zone, hvor rabatten er langt mindre attraktiv end den, I troede, I fik.

Resultatet er en aftale, der stadig ser fin ud på papiret, men som i praksis kun dækker en brøkdel af det, I faktisk sender. Resten kører til listepris eller med tillæg, som ingen holder øje med.

Fire signaler på, at aftalen ikke længere passer

Der er meget tydelige tegn, hvis man ved, hvor man skal kigge. De kan alle findes i fragtdata.

Fordelingen på vægt- og zoneklasser har flyttet sig. Sammenlign den fordeling, der blev brugt ved forhandlingen, med jeres nuværende fordeling. Hvis 40 procent af jeres pakker sendes til en zone med lav rabat, mens de fleste af jeres gode rabatter ligger i en zone, I næsten ikke bruger, så arbejder aftalen imod jer.
Tillæggene fylder mere end forventet. Brændstoftillæg, adressetillæg, overdimensionerede kolli, genbookinger og manuel håndtering er ofte den post, der vokser mest ubemærket, fordi den ikke indgår i den forhandlede prisliste. Udgør tillæggene 15–25 procent af jeres samlede fragtudgifter, er der grund til et eftersyn.
Andelen af forsendelser uden for aftalens kerneområde stiger. De fleste aftaler er stærkest i et bestemt segment, for eksempel pakker mellem 5 og 20 kg til Norden. Sender I i stigende grad palleteret gods, farligt gods eller til lande uden for aftalens kernedækning, kører den volumen typisk på ikke-forhandlede priser.
Afstemningen mellem faktura og aftale halter. Hvis I ikke systematisk kan afstemme hver enkelt forsendelse mod den pris, der burde være faktureret, er der ingen måde at vide, om aftalen rent faktisk overholdes. Faktureringsfejl og forkerte tillæg er hverdag i branchen, ikke undtagelser.

En enkel metode til løbende måling

I behøver ikke et komplet BI-setup for at holde styr på det. I skal blot tjekke de samme nøgletal hvert kvartal.

Træk fragtdata for den seneste periode, og sammenlign med det udgangspunkt, der blev brugt ved forhandlingen af aftalen. Fire nøgletal fortæller det meste af historien:

Fordeling af forsendelser på vægtklasser
Fordeling på zoner og destinationer
Andel af de samlede omkostninger, der går til tillæg
Andel af forsendelser, der falder uden for aftalens primære dækning

Ligger tallene inden for 10 procents afvigelse fra udgangspunktet, fungerer aftalen fornuftigt. Afviger de med 20 procent eller mere på blot én parameter, er der grund til at se nærmere på det. Overstiger afvigelsen 30 procent, er aftalen i praksis forældet.

Det handler ikke om at genforhandle, hver gang tallene flytter sig. Det handler om at vide, hvornår afvigelsen er stor nok til, at en genforhandling kan betale sig.

Hvad I skal kigge efter i selve fragtdata

Det stærkeste udgangspunkt er en gennemgang linje for linje, hvor I ser på de enkelte forsendelser frem for en samlet månedsopgørelse.

Se på gennemsnitsprisen pr. pakke, fordelt på vægtklasse og zone. Sammenlign den med den forhandlede pris for samme kategori. Er der en systematisk forskel, ligger problemet enten i faktureringen eller i, at forsendelserne ikke falder i kategorier, som aftalen dækker godt.
Se på de 20 procent dyreste forsendelser i perioden. Det er ofte her, de skjulte omkostninger gemmer sig. En stor del af de dyre forsendelser skyldes typisk ikke, at pakken er særlig, men at den ramte et dårligt sted i aftalens struktur.
Se på tillæg pr. faktura. Går bestemte typer tillæg igen? Erhvervsadressetillæg, der i virkeligheden var privatadresser, overdimensionstillæg på pakker tæt på grænsen, der kunne have været pakket anderledes, eller manuel håndtering af pakker, der kunne have været mærket korrekt fra starten.

Fra måling til handling

Måling har kun værdi, hvis den fører til en beslutning. Der er typisk tre udfald:

Aftalen passer stadig. Så er sagen afklaret frem til næste kvartal.
Aftalen passer delvist, men kan justeres uden en fuld genforhandling. Måske skal der tilføjes en enkelt tillægsaftale, eller en bestemt zone bør håndteres via en anden transportør. Det kræver ikke en stor forhandling, blot en dialog med transportøren om et konkret område.
Aftalen passer ikke længere. Der bør indledes en genforhandling med et datagrundlag, der viser præcis, hvor afvigelsen ligger. En forhandling bygget på faktiske fragtdata fra de seneste 6–12 måneder når et helt andet resultat end en, der bygger på antagelser eller transportørens egne tal.

FAQ

Hvor ofte bør man tjekke, om en transportaftale stadig passer?

Kvartalsvis er tilstrækkeligt for de fleste. Sender I meget svingende volumen eller er I i en vækstfase, kan månedlige gennemgange give mening. Årligt er for sjældent, da afvigelserne når at vokse betydeligt på tolv måneder.

Hvor stor skal afvigelsen være, før en genforhandling kan betale sig?

Der er ingen fast grænse, men når nøgletallene (vægtfordeling, zonefordeling, andel af tillæg) afviger med 20 procent eller mere fra det oprindelige grundlag, er der som regel nok på spil til, at en genforhandling er værd at tage.

Kan transportørernes egne rapporter bruges til at måle, hvordan aftalen præsterer?

De kan bruges som udgangspunkt, men de er sjældent tilstrækkelige. Transportørens rapporter viser, hvad I har betalt, ikke om I burde have betalt det. En uafhængig gennemgang af fragtdata op mod aftalens vilkår giver et langt mere præcist billede.

At holde en transportaftale opdateret handler ikke om konstant genforhandling. Det handler om at vide, hvornår aftalen stadig arbejder for jer, og hvornår den er begyndt at arbejde imod jer. Den indsigt ligger i data. Den skal bare frem i lyset.