4 nøgletal der afslører jeres fragtspild

4 nøgletal der afslører jeres fragtspild

De fleste logistikansvarlige jeg taler med har en fornemmelse af, at der ryger penge ud ad bagdøren på fragten. De kan bare ikke pege præcist på hvor. Fakturaerne kommer ind, bliver godkendt, betalt. Måneden går. Og så er der den der følelse af, at noget af det her ikke helt giver mening, men ingen har tid til at grave i det.

Det er sjældent én stor lækage. Det er typisk fire små.

Hvis I vil have et reelt overblik over jeres fragtomkostninger og begynde at træffe datadrevne transportvalg, er der fire nøgletal, I skal kunne trække ud af jeres data. Ikke flere. De her fire fortæller jer det meste af det, I har brug for at vide om jeres carrier-mix.

1. Pris pr. forsendelse fordelt på carrier og destinationszone

Det her er det mest oversete tal i hele logistikbranchen. Folk kigger på den samlede fragtregning. De kigger måske på prisen pr. carrier. Men de kigger sjældent på prisen pr. forsendelse, brudt ned på destinationszone.

Og det er der, mønstrene gemmer sig.

I har sandsynligvis en carrier, der er billigst på pakker til Sjælland, men dyrere til Jylland. En anden er omvendt. En tredje er konkurrencedygtig på Norge, men taber stort på Sverige. Hvis I bruger den samme carrier til alt, betaler I overpris på halvdelen af jeres volumen.

Træk tallet ud. Lav en simpel matrix: carrier på den ene led, zone på den anden, gennemsnitspris i felterne. Pludselig kan I se hvilke ruter der koster jer penge, I ikke behøvede at bruge.

2. Andel af forsendelser med tillægsgebyrer

Tillægsgebyrer er det sted, hvor fragtbudgetter går i stykker uden at nogen lægger mærke til det.

Brændstoftillæg, øtillæg, fjernområdetillæg, manuel håndtering, omadressering, leveringsforsøg nummer to. Hver enkelt er på 30-150 kroner. Samlet kan de udgøre 15-25% af jeres samlede fragtomkostning. Og de står typisk ikke i den pris, I forhandlede ved kontraktindgåelse.

Det interessante tal er ikke det totale beløb i tillæg. Det er andelen af jeres forsendelser, der har et tillæg. Hvis 40% af jeres pakker udløser ekstra gebyrer, er der et systemproblem, ikke et carrier-problem. Måske er det adressevalidering. Måske er det vægtangivelser. Måske er det at I bruger en carrier der debiterer manuel håndtering på alt, der ikke har stregkode i et bestemt format.

Find andelen. Find årsagen. Det er typisk det her tal, der giver den hurtigste besparelse.

3. Faktisk vs. forventet pris (afvigelsesprocent)

Her bliver det nemt ubehageligt.

Når I bookede forsendelsen, var der en forventet pris. Den lå i jeres system, eller i carrierens kvotering, eller i den prisliste I forhandlede sidste år. Når fakturaen kommer, er der en faktisk pris.

Hvor stor er forskellen?

I de fleste virksomheder jeg har set tal fra, ligger afvigelsen mellem 8 og 18%. Det vil sige, at hver tiende krone på fragten er en krone, ingen havde regnet med. Nogle gange er det berettiget. Vægten var forkert, dimensionerne var større, der blev tilføjet en service. Andre gange er det fejl. Forkerte takster, dobbeltfakturering, gebyrer der ikke skulle have været der.

Hvis I ikke kan trække en afvigelsesrapport, kan I ikke fakturakontrollere. Og hvis I ikke fakturakontrollerer, betaler I for fejl. Sådan er det bare.

4. Carrier-mix sammenlignet med jeres reelle behov

Det sidste tal er mere et spejl end et nøgletal. Men det er måske det vigtigste.

Hvor stor en andel af jeres volumen kører hos hver carrier? Og matcher den fordeling jeres faktiske forretning?

Mange virksomheder ender med en carrier-fordeling, der er historisk snarere end strategisk. I startede med DHL fordi nogen kendte en sælger der. I tilføjede GLS da en kunde krævede det. PostNord kom ind på et tidspunkt, fordi de havde et godt tilbud i 2019. Nu kører 70% gennem den ene, 20% gennem den næste, 10% gennem den sidste. Og ingen har spurgt om det stadig giver mening.

Det gør det måske. Men det er værd at tjekke.

Sammenlign jeres faktiske volumen-fordeling med, hvor jeres forsendelser burde ligge baseret på pris pr. zone (nøgletal 1) og tillægsfrekvens (nøgletal 2). Forskellen er jeres optimeringspotentiale.

Hvad gør I så med tallene

Jeg skal være ærlig: at trække de her fire nøgletal ud af et typisk fragt-setup er ikke trivielt, hvis I booker manuelt hos forskellige transportører med hver deres system og hver deres rapportering. Data ligger spredt. Formaterne er forskellige. Nogle carriere giver dig en udmærket statistik, andre giver dig en PDF.

Det er sådan, det er. Det er ikke fordi I gør noget forkert. Det er bare strukturen i branchen.

Men I behøver ikke et stort IT-projekt for at komme i gang. I kan starte med én måneds data fra jeres tre største carriere, samle det i et regneark og kigge efter mønstre. Det er ikke smukt, men det virker. Når I har set, hvor pengene faktisk forsvinder, bliver det meget nemmere at vurdere, om en samlet bookingplatform er pengene værd for jer.

FAQ

Hvor ofte bør vi trække de her nøgletal?

Månedligt er fint som rytme. Kvartalsvis er minimum, hvis I vil fange tendenser før de bliver dyre. Mange virksomheder kigger først på det ved årets afslutning, og da er pengene jo allerede brugt.

Skal vi forhandle med carriere baseret på de her tal?

Ja, men brug dem klogt. Hvis I går til en carrier med konkret data om jeres volumen pr. zone og jeres tillægsfrekvens, har I en helt anden forhandlingsposition end hvis I bare beder om “et bedre tilbud”. Carriere respekterer kunder der kender deres egne tal.

Hvad hvis vores fragtdata er for rodet til at trække noget meningsfuldt ud?

Så er det i sig selv et signal. Hvis I ikke kan svare på, hvad jeres gennemsnitlige fragtpris pr. zone er, så ved I heller ikke om I betaler for meget. Det er sjældent et data-problem i bund og grund. Det er som regel et system-problem, hvor data lever spredt på tværs af bookingflader.

At begynde at måle er den billigste investering, I kan gøre i jeres logistik lige nu. Resten kommer derfra.