Kom Godt i Gang - En Opsætningsguide

Før du kan bruge Cargoflux, skal du indtaste nogle basisoplysninger.  Dette er en trin-for-trin-guide til, hvordan du gør dét. Disse basisoplysningerne skal kun indtastes én gang. Når de er indtastet, er du klar til at booke dine første forsendelser.

1. Log på Cargoflux

  • Log på via det link, du får tilsendt i en mail

  • Lav en ny password

    Obs: Har du ikke modtaget en mail fra os, så klik på følgende link og nulstil din adgangskode: https://app.cargoflux.com/
     

2. Company settings (basisoplysninger om dit firma)
Detaljerne om dit firma bliver brugt i kommunikationen imellem Cargoflux og transportørerne.

  • Klik Settings

  • Klik Company Settings

  • Udfyld alle felter samt upload evt. et billede af jeres logo

  • Tryk Save


For at oprette flere brugere, dvs. at flere medarbejdere skal have adgang til systemet, så 

  • Klik Settings

  • Klik New User

  • Tilføj medarbejderens mailadresse

  • Sæt kryds i ‘’ Is Administrator, hvis medarbejderen skal have adgang til at ændre i systemet

  • Sæt kryds i Notifications, hvis det ønskes. Notifications betyder, at ''Useren'' modtager beskeder om opdateringer vedr. booking m.m. fra systemet

  • Klik Create User

Den nye User modtager en mail, der orienterer vedkommende om, at han/hun er blevet oprettet i Cargoflux.

 3. Shipper - Manuel oprettelse (afsenderen af fragten)
Dette trin vedrører lokationen på afsenderen/ bestilleren af fragten.

Hvis I kun har en enkelt adresse, som I fast sender fra, er det den, du skal anføre. Hvis I har flere afsenderadresser, skal de tilføjes en for en (se nedenfor, trin 4, hvis I har mange adresser og vil importere dem via en Excel-fil).

Vi anbefaler, at du opretter alle afsender-adresser i jeres portefølje, inden I går videre til næste step.

  • Klik på Shipper og New Customer

Felter med (*) skal udfyldes. Udfyld gerne alle felterne. Jo flere felter der er udfyldt, jo bedre flow er der i systemet, når der bliver booket forsendelser.

Som udgangspunkt er systemet sat op til, at jeres Shipper (afsendere) modtager en mail, der orienterer dem om, at de er blevet oprettet i Cargoflux. 

Notifications betyder, at kontaktpersonen modtager beskeder om opdateringer vedr. booking m.m. fra systemet. 

Hvis I ikke ønsker at sende en mailinvitation og notifications, kan fluebenene i de to små blå felter under User email klikkes fra. 

  • Tryk Save

  • Gentag processen, hvis I har flere afsendere

 4. Shipper - Importer Excel-fil 

I stedet for manuelt at indtaste alle jeres Shipper, kan man importere customer-information via en Excel-fil. 

Excel-filen skal være i XLSX-format og indeholde følgende information: 

Required columns:

  • company_name

  • email

  • address_1

  • country_code

  • attention

Optional columns:

  • address_2

  • address_3

  • zip_code

  • city

  • phone

  • account_number

Her er et eksempel der indeholder ‘’Required columns’’. Flere Shippers tilføjes i lodret række - ‘’Optional columns’’ tilføjes i kolonne F, G, osv.

 

 Vi anbefaler, at der bliver tilføjet så meget information som muligt i Excel filen. Det vil sikre, at relevant info er med fra starten.

  • Klik på Shipper og Import

  • Klik derefter på Choose file

  • Vælg den rigtige Excel-fil og tryk derefter på Upload

  • Når filen er uploadet, så fremgår kundernes navne i blå bokse på Shipper - siden

5. Credentials (tilføj nøgle koder osv. til dine carriers)
Under hvert Carrier, der fremgår af systemet (OBS: Cargoflux tilføjer jeres Carriers ved oprettelsen i systemet),  skal der tilføjes nogle Credentials (legitimationsoplysninger, log-in-koder, kundenumre mv.), så Cargoflux kan få adgang til disse Carriers og de aftalte products (ydelser).

  • Klik på Settings 

  • Klik på Carriers and products. Her ligger navnene på de carriers (transportører), I har oplyst, at I gør brug af 

  • Klik nu på et Carrier-navn

  • Klik på “edit credentials” på de produkter, I bruger

  • Udfyld credentials

  • Klik på Save 

Gentag processen for hvert produkt. Og for alle jeres carriers.

Hvis den runde cirkel foran “edit credentials” er udfyldt med blå, betyder det, at der er indtastet tilstrækkelig information. Hvis den runde cirkel for “edit credentials” er tom, så mangler der at blive tilføjet credentials.
Husk også at slå AUTO TRACKING TIL.

Du får credentials fra Carrierens Key Account Manager.

NB: Ved UPS credential skal dette gøres som følger:

1. Udfyld som minimum feltet "Account"
2. Klik derefter på knappen "Authorize"
3. Du vil herefter blive omdirigeret til UPS hjemmeside, hvor du skal logge ind
4. Når du bliver omdirigeret tilbage til Cargoflux-siden, vil "Authorization code" nu være udfyldt.
5. Sat flueben i boksen ved "Enable API v2"
6. Klik på Save

Nogle gange står der “referenced” i stedet for “credentials”. Fordi der et direkte link til priser og services

Nedenfor er et eksempel på, hvordan en side med credentials kan se ud. Vær opmærksom på, at dette bare er et eksempel. De forskellige Carriers har vidt forskellige krav til credentials.

Ønsker du at gøre produktet tilgængelig på specifikke typer sendinger, kan man sætte regler op, ved at klikke på Edit Rules. Du kan vælge at sætte regler op for nedenstående:

6. Opret egne carriers
Skal du bruge dine egne carriers hvor der IKKE oprettet en API forbindelse, kan du oprette dem i ''Carriers and Products''.
For at oprette din egen carrier skal du:

  • Klik på New Carrier

  • Angiv navnet på carrieren

  • Sæt flueben på de nedenstående add-on hvis de er gældende

  • Klik Save


Derefter skal du oprette et ''carrier produkt'':

  • Udfyld nedenstående felter

  • Hvis det er et import produkt, så HUSK at sæt flueben på ''import''

  • Klik Save

7. Products (Ydelser/services, dvs. hvilken type forsendelse/fragt)
Nu skal du tildele produkter til de valgte customers. 

  • Klik på Shipper

  • Vælg en Shipper  ( klik på den grå bjælke) 

  • Derefter åbner der sig forskellige mulige products nedenunder ved at klikke på den grå bjælke ud fra carrieren

  • Marker i den lille boks til venstre de produkter du ønsker, Shipper skal have adgang til. 

  • Husk at angive marginen (på produktet) i procenter.
    Hvis der ikke skal angives et margin, blot tilføj 0

  • Klik på Pick Up By Carrier hvis det er aktuelt

  • Klik Save

Gentag processen for alle dine customers (afsendere) og products (ydelser). 

8. Pricing (Priser på ydelserne)
For at du kan få vist priser i din Cargoflux, skal der manuelt ligges priser ind. Priser skal uploades med en særlig type excel-fil. 

Cargoflux kontakter dig og aftaler et møde mhp. udfyldelse og upload af pris-ark.

Hvis du har tilkøbt API priser, skal der ikke manuelt laves pris-ark. Du kan aktivere dem ved at:

  • Klik på Carrier and Products

  • Klik på den carrier der skal have aktiveret API priser

  • Scroll helt ned til bunden og sæt flueben ved ''Enable API prices'' 

 

9. Sådan tjekker du, at alle de basale indstillinger er sat op korrekt
Du tester om alle de basale indstillinger er sat op korrekt ved at lave en test-booking. 

En test-booking laver du, ligesom du booker din første forsendelse.
Hvis du har en “rigtig” forsendelse, så kan du teste med den. 

Gør følgende:

  • Klik på Shipments

  • Klik på Current

  • Klik på New Shipment


Herfra gør du følgende: 

  • Klik på Select a shipper - og om du vil lave en import eller eksport sending

  • Udfyld Sender informationer

  • Udfyld Recipient informationer

  • Klik på Save recipient in address book, hvis du ønsker at beholde modtagers information til en fremtidig forsendelse.

  • Add items: Udfyld amount, identifier, size and weight - og description af indholdet.

  • Er den toldpligtig, skal items are dutiable klikkes af, og relevante dokumenter uploades.

  • Evt. tilføj andre relevante dokumenter under Shipping info

  • Vælg din Carrier og dato for forsendelsen

  • Vælg Pick-up hvis relevant

  • Enable Autoprint til at printe label

I højre side af skærmen kan du nu se et overblik over din ordre.

  • Klik på Create Shipment

  • Afvent til status står som “booked” (opdater evt. siden)

  • Når status er “booked” er ordren gået igennem

Nu har du tjekket, at systemet er sat rigtigt op. 

Hvis bookingen er en test, skal du slette den ved at klikke på “Booked” og ændre status til “Cancelled”.

Den slettede ordre vil blive gemt i “Archive” - dér kan du altid genfinde den.

 

10. Genbrug af tidligere forsendelser 

Hvis du tidligere har booket en forsendelse, kan du “genbruge” den samme forsendelse. Dette gør du ved:

  • Klik på forsendelse der allerede har været booked

  • Klik på Copy Shipment

  • Ændre eventuelle detaljer

  • Klik på Create Shipment

  • Afvent til status står som Booked

Nu er du klar til at gøre din hverdag lettere med Cargoflux.
God fornøjelse!

Hilsen
Team Cargoflux