Book en forsendelse - Shipment

Her er alt, hvad du skal vide for at booke
en forsendelse.

For at booke en forsendelse, skal du først gøre følgende:

Klik på Shipments, Current og på New Shipment.

Du skal nu gennemføre nedenstående trin.

1. Vælg om du vil foretage import eller export:

  • IMPORT – Når forsendelsen skal foregå TIL jer.

  • EXPORT– Når forsendelsen skal foregå FRA jer.

    2. Udfyld afsender (Sender) informationer

    • Husk telefonnummer og e-mail adresse

    • Cargoflux trækker adresse-oplysninger via Google. Det er derfor vigtigt at klikke på den Google-adresse, der kommer op i adresse-feltet, og som  matcher oplysningerne på afsenderen.

    • Hvis afsenderen er gemt i din adressebog, kommer kontaktoplysningerne automatisk op, når du skriver de første bogstaver i firmanavnet.

    3. Udfyld modtager (Recipient) informationer

    • Husk telefonnummer og e-mail adresse

    • Også her trækker Cargoflux adresse-oplysninger via Google. Det er derfor vigtigt at klikke på den Google-adresse, der kommer op i adresse-feltet, og som  matcher oplysningerne på modtageren.    

    • Hvis modtageren er gemt i din adressebog, kommer kontaktoplysningerne automatisk op, når du skriver de første bogstaver i firmanavnet.

    • Klik på Residential, hvis adressen på modtager er en privat-adresse og ikke en erhvervsadresse.

    • Klik på Save recipient in address book, hvis du ønsker at beholde modtagers information til en fremtidig forsendelse

    • Billing info same as recipient skal du vælge, hvis modtageren af forsendelsen også er den, der betaler for varen. Den er som udgangspunkt markeret på forhånd.

    • Klik på Residential hvis adressen er en privat adresse.

    • Der forekommer følgende: Disclaimer: Please verify if billing party data is supported by your carrier of choice. Dette er blot in note om at huske, om den givne carrier understøtter ovenstående.



      4. Udfyld dernæst art, antal, dimensioner, vægt og beskrivelse for forsendelsen

    • CLL (normal pakke)

    • PLL/HPL/QPL/OPL (forskellige forsendelser på paller: Hel, halv, kvart, andet)

    • DOC (dokument)

    • ENV (kuvert) 

    Ønsker du at lave flere typer items i samme forsendelse, klik + Add item
      
    TOLDPLIGTIG SENDINGER
    Er forsendelsen toldpligtig, skal items are dutiable -knappen flyttes til højre, så folder der sig nogle nye menupunkter ud.
    Forsendelser, der skal ind og ud af EU, skal igennem tolden.

    • Indskriv pris fra fakturaen

    • Vælg valutakurs på fakturaen

    • Indsæt toldkode (customs code).
      Toldkoder kan findes via SKATS hjemmeside

    • Vælg "årsagen" til forsendelsen

    • Vælg godsindholdets oprindelsesland

    • Upload fakturaen

    5.  Add shipping info: Her kan du anføre notater og uploade dokumenter mellem afsender og modtager. Dette kunne være ordrenumre, referencenumre osv.

    Her skal du også vælge Incoterms for forsendelsen. Der er mange valgmuligheder. De eneste typer Incoterms, du skal bruge, er:

    • DAP:  Standard forsendelsestype: Afsender betaler for transporten 

    • DDP:  Afsender betaler for transport + told og moms.


6. Vælg din Carrier
  Vælg nu den ønskede carrier. Hvis det er relevant, kan du vælge afsendelsesdato under Select a date.

7. Pick up: Hvis din forsendelse skal afhentes, skal du bruge Pickup-funktionen
Vælg Pickup og Request Pick-up. Vælg tidsinterval for afhentning og udfyld adressefelter for pickup-lokationen.


8. Autoprint
Hvis denne funktion er tilgængelig i din Cargoflux, kan Autoprint slåes til, og en label vil automatisk blive printet ud, når
forsendelsen bliver booket.


Når du har gennemgået de relevante trin, er forsendelsen klar til at blive booket.  Du vil på højre side af skærmen kunne se billedet ”Create Shipment”, din shipping info og din pris for at få den transporteret.

Du bliver nu ført til oversigten over bookinger i Shipments. Her vil din aktuelle booking blive vist (sammen med dine tidligere bookinger) og dine labels + info vil være tilgængelige til udprint.

STATUS
Status bør nu være Booked, så er den gået igennem. (Opdater gerne siden for at se ny status)
Status kan også være Created - det betyder, at bookingen er oprettet hos transportøren, men endnu ikke bekræftet eller booked. Hvis bookingen fejler, Booking failed, får Cargoflux fejlen tilbage fra den enkelte carrier og den vil derefter blive videreformidlet i systemet.

For at få en forklaring, hvorfor bookingen fejler, skal du blot trykke på den konkrete forsendelse og derefter se på oversigtsbilledet. Til højre på skærmen er en oversigt over de skridt, du har foretaget dig i denne booking.

Hvis bookingen fejler, er der et rødt udråbstegn og et i øverst til højre.

Tryk på i'et, så vil du få en tilbagemelding fra den pågældende carrier om, hvad der er galt, som nedenfor - i dette tilfælde er der et password-problem, men der kan være mange forskellige meldinger. Ret fejlen og forsøg igen.


GENBRUG EN TIDLIGERE FORSENDELSE

Har du tidligere booket en forsendelse, så er det nemt at genbruge "den samme" forsendelse:

  • Klik på en gammel forsendelse, der minder om den, du nu skal foretage.

  • Klik på Copy Shipment. 

  • Rediger eventuel info i forhold til den oprindelige forsendelse

  • Klik på Create Shipment

  • Opdater gerne siden: Status bør nu være Booked, så er den gået igennem. Status kan også være Created - det betyder, at bookingen er oprettet hos transportøren, men endnu ikke bekræftet eller booked.

Book en afhentning - Pickup

Her kan du booke afhentninger og se dem, som du aktuelt har planlagt.


Current
Her ser du et overordnet overblik over dine aktuelle pickups. Du kan øverst filtrere ud fra Customer, State (3 States: Created, Booked og Problem), Newest eller Oldest First. Er der et problem med at booke et pickup, kan du se, hvad problemet er ved at klikke på forsendelsen.

Book ny pickup
For at booke en ny pickup, skal du blot klikke på New Pickup og vælge kunden, som den skal sendes til. Derefter skal du blot indtaste den relevante info og Cargoflux vil derefter kalkulere en rute.

Archived
Her kan du se alle jeres afsluttede pickups. Cargoflux autoarkiverer dem efter en uge. Her kan du sortere og filtrere på samme måde som under Current Pickups (se ovenfor).

Book en levering - Delivery

Her kan du booke leveringer og oprette depoter, trucks og drivers.

Inden du kan anvende dette modul, skal du have oprette følgende:

Depots
Her har du overblik og opretter du nye depoter/faciliteter.
For at oprette en ny, skal du klikke på New Depot og udfyld felterne.

Trucks
Her har du overblik og opretter du nye trucks.
For at oprette en ny, skal du klikke på New Truck og derefter udfylde alle de relevante felter.
Til slut, klik på Create Truck.

Drivers
Her har du overblik og opretter du nye drivers
For at oprette en ny, skal du klikke på New Driver og udfyld felterne.
Til slut, klik på Create Truck Driver.
For at give en driver adgang til appen, skal der tilføjes deres email adresse her.
Når email adressen er tilføjet, skal driveren downloade Cargoflux Appen i enten Apple Store eller på Google Play, og logge sig ind. Inde i appen vil driveren kunne se alle hans afventede leveringer, pickups, scanne labels og få underskrifter.

OPRET EN NY DELIVERY

Du har mulighed for at Plan Multiple Deliveries eller blot New Delivery.

New Delivery
Først og fremmest, skal der oprettes nogle sendinger udner Shipments.
Derefter åbnes Delivery modulet i Cargoflux.

  • Klik New Delivery

  • Angiv navn på routen, angiv truck, driver og startsdato

  • Dernæst klik på Route Planning —> Optimize route, vælg mellem de forskellige starts depoter, vælg derudover mellem hvordan afstanden skal beregnes. Her anbefaler vi at vælge Google travel time, da den tager højde for mulig trafik mm. Derefter vælg startstidenspunktet og klik til slut på Start.

Plan Multiple Deliveries
Ved Plan Multiple Deliveries, skal man først angive starts dato og tidspunkt.
Derefter skal man angive alle de trucks man ønsker at have i brug og derefter klik add.

Øvrige tabs under Shipments

Her finder du mere info omkring Shipments Overview, Current, Search, End-of-day Manifest og Shipment Updates.


CURRENT
Under fanen Aktuelt (Current) kan du se alle dine aktuelle forsendelser. Under hver forsendelse kan du også se, hvornår de er oprettet, hvilken kunde/afsender den er oprettet til, hvilket produkt der er brugt, hvem modtageren er, hvad status på disse forsendelser er, Fragt-ID og en etiket, du kan åbne eller printe ud.

Du kan sortere hver kolonne ved at klikke på den lille pil vist til højre for hver mulighed. Du kan f.eks. bestemme det ønskede tidsrum under Dato. Du kan filtrere og markere alle de kombinationer, du ønsker.


STATE
Status (state) viser den aktuelle status for forsendelsen. Når du opretter din første forsendelse, og alle forsendelsesoplysninger er indtastet korrekt, vises status som oprettet (booked) eller bestilt (created), afhængigt af produktet. Cargoflux opdaterer status på forsendelser ca. hver 3. time.
Status på forsendelsen vil sige "booking failed", hvis der er noget galt i de angivne oplysninger. Cargoflux vil kunne vise dig, hvor fejlen kommer fra. Du skal blot klikke på den specifikke forsendelse og derefter se efter det røde udråbstegn under "Aktivity" og "booking failed" øverst til højre på siden.
Hvis du klikker på det lille i til højre for "Booking failed", vil du kunne finde en forklaring på, hvad problemet er.
Nogle gange er forklaringen på problemet let at forstå, nogle gange er den ikke - nedenfor har det noget at gøre med en adgangskode. Der er mange muligheder her.


CUSTOMIZE VIEW
Øverst er der en vandret kolonne, hvor du kan klikke på tilpas visning (customize view). Her kan du sætte kryds i de kolonner, du ønsker skal vises for dig. Det kan være en fordel, hvis du ønsker at fjerne de oplysninger, der ikke er relevante for dig.


LABEL PRINT
Under etiket (label) har du mulighed for både at åbne den enkelte forsendelseslabel eller printe den. For at udskrive den skal du klikke på print-ikonet og installere vores printmanager. Hvis dette ikke er en mulighed, kan du åbne og derefter udskrive etiketten.


Andre funktioner under Shipments

  • ARCHIVED
    Øverst ved siden af ​​Aktuel (Current) finder du Arkiveret (Archived). Her finder du alle dine arkiverede forsendelser. Du finder alle de forsendelser, der enten er gennemført, annulleret eller har været urørt i 6 måneder. Her kan du sortere og filtrere på samme måde som under Aktuel (Current).

  • Search
    Under Søg (Search) kan du nemt finde en forsendelse ved at bruge reference, forsendelses-id mv.

  • Bulk Import
    Du kan tilføje relevante forsendelsesoplysninger her, så det bliver nemmere for dig at foretage en forsendelse af mange varer på samme tid. Her skal du oprette en Excel-fil, hvor du som minimum skal indtaste følgende data vandret: shipping date, product code, package weight, package length, package width, package height, package amount, dutiable, recipient company name, recipient attention, recipient address line, recipient country code, recipient city, recipient zip code. Vi anbefaler, at du anfører så mange data som muligt for en mere effektiv oprettelse.

  • End-of-day-Manifest
    Sidst på dagen kan du printe et end-of-day-manifest. Manifestet indeholder en oversigt over dagens forsendelser. Dette skal gives til chaufføren til underskrift. Det gør du ved at klikke på New manifest. Du kan se en oversigt over dine historiske manifester på samme side. Og se efter de enkelte dage ved at klikke på den pågældende dato.

  • RFQ (request for quote)
    Denne funktion giver dine kunder mulighed for at anmode om et tilbud (pris) på specielle forsendelser. Her kan du også dokumentere hele forhandlingsprocessen og booke forsendelsen direkte, når den er godkendt. Denne funktion samler således alt ét sted, og der vil derfor ikke være nogen tvivl om, hvilken pris der er aftalt.

NB: Når du har indtastet en pris, kan den ikke længere ændres. For at oprette en tilbudsanmodning skal du gøre følgende:

- Klik på New RFQ

- Alle relevante oplysninger tilføjes

- Klik på Create RFQ.

Anmodningen ville blive vist øverst på listen, og der ville stå created under status. Modtager du derimod en anmodning, vil den fremstå som proposed. Hvis anmodningen accepteres af begge parter, står der accepted.

  • Shipment updates
    Denne funktion viser en opdatering af vægten og dimensionerne af alle dine forsendelser, der understøtter denne funktion. Baseret på de data, Cargoflux modtager, opdateres forsendelserne med ny vægt og dimensioner samt kostpris og salgspris. Opdatering finder sted hver aften kl. 4:00.